Organización Y Sistemas.

Origen y antecedentes:

     La creación de las unidades de organización y sistemas se vincula, a los esfuerzos de reorganización administrativas tendientes a racionalizar y hacer mas eficiente cuyo antecedentes que remontan a 1821, fecha de la aparición del Estado Mexicano y de la era Moderna y por otra parte, al establecimiento del proceso de modernización administrativa que se inicia en 1965.

     En el año 1917 a 1964 se inicia la creación de departamentos administrativos en el cual se empiezan a instalar los departamentos de organización y sistemas, este se tomo de la mano con la contabilidad teniendo así el mejoramiento administrativo, ya que estas se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos.

     A partir de 1965 se moderniza la administración e introducen las técnicas administrativas experimentadas en el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la estructura como del funcionamiento.

     Las unidades de organización y sistemas se legalizan a partir de 1971 por medio de varios acuerdos:

1. "Acuerdo por el que se establecen las bases para la promoción y coordinación de las reformas administrativas". 
2. "Acuerdo por el que se dispone que los titulares de cada departamento deben procurar dar la atención que requiere el programa de reforma administrativa de su dependencia". 
3. "Acuerdo por medio del cual se da a conocer que corresponde a la Presidencia llevar a cabo visitas periódicas de evaluación en materia de reforma administrativa y los diagnósticos necesarios".

     En la actualidad "Organización y Sistemas" no solo ha influido y creciendo en lo político si no también en su crecimiento en la practica.
     El avance incesante de la complejidad en la Administración y todos los evidentes defectos que ella acusa, ha puesto en guardia a los integrantes de las empresas los cuales han buscado los medios necesarios para sistematizar, controlar y dar mayor eficiencia a su administración.

     Y es así como hoy en día, en la mayoría de las empresas han sido creadas Centrales de Organización y Sistemas para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo administrativo.

Definición:

     Para conocer la definición de Organización y Sistemas es necesario definir cada una de ellas:

     Organización: es una agrupación de individuos con fines comunes.
     Sistema: es un conjunto de elementos conectados entre si para realizar un fin o una meta.

     Organización y Sistemas: es una ciencia que estudia los procesos administrativos y la estructura organizacional de un sistema. Los sistemas pueden operar, tanto en serio como en paralelo. Una organización podrá ser entendida como un sistema o subsistema, dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la realización de un objetivo.

    En otras palabras Organización y Sistemas es, una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades, como agrupar las tareas, como disponer de procedimientos y como llevar trabajos administrativos con la mayor economía de esfuerzo y eficiencia en los resultados. La Organización y sistemas, estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la administración, cumpliendo como función mejorar la organización y sistema empleados por los servicios que dirigen. Su finalidad es asegurar el máximo de eficiencia en el financiamiento de la maquina administrativa, y mediante la aplicación adecuada de métodos científicos de organización. 

Naturaleza de las funciones de la unidad de Organización y Sistemas.

   Dentro de una organización las funciones de las diferentes unidades se encuentran agrupadas, considerando su naturaleza asesora o de línea, en consecuencia la oficina de organización y sistemas también puede ser clasificada atendiendo los mismos aspectos. Considerando la opinión de varios autores la unidad de organización y sistemas debe tener una función de carácter asesor, sin embargo se presentan situaciones especiales dentro de una organización en las cuales pareciera determinante la necesidad de que ésta ejerciera dentro de la institución un carácter ejecutivo.
     Ya está definido que la función única de Organización y Sistemas corresponde a aconsejar, aunque a veces resulte inefectiva o que goce de un fuerte respaldo y tenga acceso a muchas fuentes de autoridad, dando como resultado que la unidad de Organización y Sistemas pueda situarse en diferentes lugares en la estructura administrativa de una empresa.

     Esta puede ubicarse en los departamentos de presupuestos y finanzas, de personal o de secretaría. Lo que se deriva por establecer estos programas en oficinas o departamentos claves en el corazón de la administración como un instrumento efectivo para su mejoramiento.

Características de los análisis de organización y sistemas: 

• Conocer el hecho o la situación que se analiza. 
• Describir tal hecho o situación. 
• Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos. 
• Examinar críticamente y comprender cada elemento o componente del hecho especifico en estudio. 
• Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación elegido, haciendo comparaciones y buscando analogías. 
• Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta los fenómenos administrativos y el departamento donde se trabaja. 
• Clasificar la información por áreas: objetivos, estructuras, normas y políticas administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral. 

Perfil del analista de organización y sistemas.

     La persona o el personal que labora en la unidad de Organización y Sistemas es conocido como analista, ya que este se encarga de recolectar, suministrar y analizar información con el fin de mostrar solución a los problemas, se encarga de asesorar para implementar modificaciones que otros propongan.

     El analista puede ser un profesional como también un analista que puede requerir conocimientos como: 

• Conocimientos Teóricos: como conocimientos en la teoría de la administración y de la organización, de sistemas y metodologías de la investigación.
• Conocimientos Técnicos: que le permitan realizar diagnósticos administrativos y el diseño organizacional, análisis y elaboración de organigramas, diagramas de flujos y distribución de espacio.

     El analista debe tener la capacidad de análisis, expresarse con claridad, saber redactar y presentar informes, ser observadores y poder trabajar en equipo.

  

Tipos:

     Tipos de organización y sistemas, entre ello existen distintos tipos las cuales son:

• Formales: estas organizaciones poseen sistemas y estructuras oficiales y definidas para su control, las decisiones a tomar y la comunicación. Esto es lo que permite la definición explicita de como y donde se separan las actividades y personas, así como también como se las reúnen nuevamente.
• Informales: en estas existen medios no oficiales influyentes en la toma de decisiones, el control y la comunicación, generalmente en una organización suelen convivir ambas características aunque una predomine sobre la otra.
• Descentralizadas: la autoridad es delegada lo mayor posible a lo largo de la cadena de mando.
• Centralizadas: en esta organizacion a diferencia de las anteriores, la autoridad de la toma de decisiones esta concentrada en el sector superior. A los niveles inferiores se les delega muy poca autoridad. 

Clasificación:

• Sistema abstracto: disposición ordenadas de ideas interdependientes. 
• Sistema físico: conjunto de elementos que operan conjuntamente.