NORMALIZACIÓN: NORMAS ISO.

Normalización: normas ISO.

Se entiende por normalización el proceso de formulación, elaboración, la aplicación y mejoramiento de las normas existentes que se aplican a las diversas actividades económicas, industriales o científicas, con el objeto de ordenarlas y mejorarlas. Los propósitos principales de la normalización son la simplificación, la unificación y la especificación.

La normalización hoy en día juega un papel importante en la mayoría de las actividades de los seres humanos, en el campo del sector privado es un soporte muy efectivo al impulsar a constituir estándares internacionales de calidad, a nivel público o estatal su desempeño es de vital importancia al dotar al estado de suficientes instrumentos de control en las políticas relacionadas con el medio ambiente, la salud, la agricultura y particularmente el sector dé los consumidores.

NORMAS ISO:

ISO, Es un conjunto de normas sobre calidad y gestión de calidad, establecidas por la Organización Internacional de Normalización (ISO). Se pueden aplicar en cualquier tipo de organización o actividad orientada a la producción de bienes o servicios. Las normas recogen tanto el contenido mínimo como las guías y herramientas específicas de implantación como los métodos de auditoria.

Las normas ISO más usadas

Vivimos en un mundo de normas y certificaciones, y de entre ellas las más conocidas son las Normas ISO por su carácter internacional. Mediante este artículo trataremos de ver cuáles son las normas ISO con mayor certificación a nivel internacional.

• – ISO 9001 – Trata de los Requisitos de los Sistemas de Gestión de Calidad. Es de las más famosas e implantadas en las empresas. Con ella se consigue  demostrar que la organización está trabajando en base a su cliente y cumple con las condiciones establecidas en base a una mejora en la satisfacción de cliente.

• – ISO 9000 – Como complemento a la 9001, esta norma da definiciones y trata de mantener un lenguaje estandarizado para el Sistema de Gestión de Calidad, y el establecimiento de fundamentos para el mismo.

• – ISO 9004 – Marca las directrices para mantener la eficacia y eficiencia en el Sistema de Gestión de Calidad. Busca mejorar el desempeño de la organización y mejora de satisfacción de clientes.

• – ISO 19011 – Esta norma orienta a las organizaciones acerca de cómo realizar las auditorías internas tanto de calidad como de medio ambiente.

• – ISO 14000 – Las serie 14000 son normas basadas en demostrar que la organización trabaja en base a criterios establecidos respetando las normas referentes a medio ambiente.

• – ISO 14001 – Requisitos de los Sistemas de Gestión de Medio Ambiente. Tras la ISO9001, es la segunda más conocida y se pueden implantar conjuntamente en un “sistema de gestión integrado”. Se encarga de establecer que las organizaciones cumplen los reglamentos legales ambientales marcados en cada territorio.

• – ISO 14004 – Proporciona orientación sobre el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora de un sistema de gestión ambiental y su coordinación con otros sistemas de gestión.

• – ISO 18000 – Las 18000 son una serie de normas que rigen los sistemas de salud y seguridad ocupacional.

• – ISO 18001 (OSHAS) – También muy conocida. Se puede implantar y certificar conjuntamente con la 9001 y la 14001 en un sistema de gestión integrado. La ISO 18001 es la que se encarga de establecer cuáles son las especificaciones para los Sistemas de Gestión de la Seguridad y la Salud (OHSMS). La 18002 marca una guía en Sistemas de Gestión de la Seguridad y la Salud.

• – OHSAS 18003 – Criterios de Auditoría para los Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud Ocupacional (OHSMS).

• – ISO 17001 – Contiene los principios y requisitos relativos al elemento que concierne su relación con las normas para la evaluación de la conformidad ya bien sea de un producto o servicio.

• – ISO 27001 – Se encarga de asegurar las buenas prácticas para la seguridad de la información en Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI). Marca las especificaciones a realizar para evitar riesgos y mejorar procesos.

• – ISO 170001 – Norma que se encarga de la accesibilidad universal a cualquier tipo de edificio o transporte, rige una serie de criterios para cumplir con los parámetros establecidos.

• – ISO 22000 –  Otra norma muy extendida, sobre los requisitos que debe cumplir un Sistema de Gestión Alimentario, que asegure la inocuidad de los alimentos. Establece los requisitos para mantener unos estándares de inocuidad de alimentos desde el inicio de su producción hasta el consumidor final

• – ISO 16949 (también llamada ISO/TS 16949): Esta norma especifica los requisitos particulares de calidad para la aplicación de la ISO 9001 para la producción en serie y de piezas de recambio en la industria automotriz.

• – ISO 166000 – Esta norma trata de optimizar en las organizaciones la forma de inversión en i+D+I, establece uno requisitos para conseguir unas buenas prácticas de actuación en base su grado de i+D+I.

• – ISO 31000 – Se encarga de la gestión del riesgo. No establece directrices para el tratamiento de riesgos concretos sino que da orientaciones para la implantación de un sistema de gestión del riesgo que sea compatible con los estándares de gestión de riesgos particulares de cualquier sector y organización.

• – ISO 26000 – Establece los parámetros para la responsabilidad social, trata de ayudar a las organizaciones a establecer, implementar, mantener y mejorar los marcos o estructuras de RS. Asegurando un buen cumplimiento de acciones sobre accionistas y grupos de interés.

• – ISO 28000 – Estándar para la gestión de la cadena de suministro buscando minimizar el riesgo de incidencias en la entrega de bienes y suministros, facilitando la rápida y ágil circulación de mercancías en las cadena de suministro.

APLICACIÓN  DE LAS NORMAS ISO:

Las Normas ISO nos ayudan a aplicar las nuevas tecnologías a la vida diaria de la empresa y a gestionar adecuadamente los recursos de esta.

Es por esta razón que a las empresas les resulta de especial utilidad la implantación de las normas ISO que mejor se adapten a su caso.

FORMULARIOS:

Formulario, Es un documento impreso que transmite información específica de una persona a otra o de una a otra unidad. Este es un papel portador de datos e información y es parte integrante del método. Así, es un medio de transmitir información. El propósito fundamental del diseño de formularios, es suministrar medios estandarizados para el eficaz procesamiento de información administrativa. Así como también, crear un instrumento de actividad humana para registrar y pasar la información.

Objetivos de los formularios

Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para alcanzar un fin.

Facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar información y por último, dar valor legal a determinadas transacciones.

Su Importancia, radica en que sirven de soporte a las transacciones y los empleados trabajan guiándose por los formularios, además cualquier acto administrativo se refleja en un formulario.

Diseño del formularios: 

Hojas Sueltas. Son los formularios que se requieren individualmente. Dependiendo a quién se solicite el trabajo (industria gráfica o imprenta), el sistema de impresión varía entre máquinas tipográficas y, rotativas (con corte posterior para formar la hoja suelta). Se utilizan hojas sueltas cuando la información a consignarse normalmente es manuscrita o máquina de escribir.	Hojas Continuas. Son formularios cuya producción se realiza en máquinas rotativas. Permiten que la información que se consigne sea impresa por una impresora Ejemplos de formularios continuos: Cheques, Roles de Pago, Comprobantes de Egreso, Facturas, etc.	Tarjetas. Son formularios realizados en un gramaje especial normalmente en cartulina. El gramaje dependerá del uso que se le quiera dar a la tarjeta. Existen tarjetas de presentación, tarjetas de Control de Entrada y Salida del Personal, Tarjetas Kardex, etc.
Sobres. Los sobres son realizados en formas, tamaños y gramajes especiales. Existen sobres tamaño oficio, sobres tamaño carta, sobres manila o bolsa y sobres de enrutamiento de correspondencia. Es conveniente que los sobres bolsa y de enrutamiento de correspondencia, se realicen en un gramaje de 110 a 120 gramos para permitir el manipuleo continuo y transportación del contenido sin riesgos.	Formularios electrónicos. Los formularios electrónicos vienen a minimizar muchas de las desventajas de los que se presentan en papel. Es posible diseñar un formulario electrónico de manera que contenga información de ayuda para la persona que tenga que rellenarlo. Estos formularios electrónicos pueden contener campos de texto de una longitud prefijada, o bien de longitud variable. Los campos de lista desplegable ofrecen una serie de opciones de entre las cuales el usuario debe elegir una.

CONSIDERACIONES PARA SU ELABORACIÓN:

Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente, el primer aspecto a considerar es realizar una revisión y determinar la necesidad del formulario y si existen formularios que compartan en mismo objetivo. Posteriormente elegir el tamaño estándar de papel y letra adecuada para el diseño e impresión, y de ahí elaborar una lista con toda la formación que contendrá el formulario.

Determinar espacios horizontales para cada dato y la mejor distribución de estos, de acuerdo con los responsables de su llenado, que debe ser a mano o a máquina, evitando áreas libres o desperdicios de papel y exceso de zonas sombreadas.

Control de formularios:

Es un plan o método usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina, mediante la normalización del flujo de papeles, donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma más eficiente y mantener el seguimiento a cada formulario implantado.

Eliminar los formularios innecesarios y evitar su creación, consolidar formularios que se complementen, re diseñar formularios para aumentar la eficiencia y disminuir los errores.

El control de formularios se debe centrar en un lugar suficientemente alto dentro de la organización como para dar una visión amplia, necesaria para la revisión, coordinación y mejora de la instalación de los formularios. Se debe tomar en cuenta la opinión del analista y de los usuarios, ya que el analista es quien decide cómo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cuáles son los datos necesarios.

En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un programa de control como política de la empresa y la comprensión de los factores que componen el problema. 

Debe existir relación entre el control y, los sistemas y procedimientos. Los componentes básicos de este programa deben ser la función que efectúa la forma, el tema principal de la forma y el tema secundario.

LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS:

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.

VENTAJAS:

-Logran y mantienen un plan de organización. -Aseguran que todos los interesados -tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles en la empresa. -Facilitan el estudio de los problemas de organización.	-Sistematizan la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones en la organización. -Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización. -Evitan conflictos jurisdiccionales y de funciones.	-Ponen en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles. -Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo. -Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.
-La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien. -Son una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar. -Ayudan a hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, las normas, etc.	-Incrementan la coordinación en la realización del trabajo. -Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción. -Establecen los lineamientos y mecanismos para la correcta ejecución de un trabajo determinado.	-Sirven como base para la realización de estudios de métodos y sistemas, con la finalidad de lograr la agilización, simplificación, automatización o desconcentración de las actividades que se llevan a cabo en las dependencias. -Auxilian en las labores de auditoría administrativa.

DESVENTAJAS:

• Constituyen una herramienta, pero no la solución para todos los problemas administrativos que se puedan presentar. • Si no se actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez. • Incluyen solo los aspectos formales de la organización dejando de lado los informales

• Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos los integrantes. • Algunas consideran que son demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día. • Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

CLASIFICACIÓN:

El Manual de Historia tiene como propósito proporcionar información histórica sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual.

El Manual de Organización es un documento normativo que permite conocer la estructura orgánica de la empresa en su conjunto o parte de ella, además define concretamente las funciones de cada una de las áreas que integran la institución. Éstos a su vez se desglosan en dos tipos:

1. El Manual General de Organización (Refleja la estructura orgánica a partir del primer nivel), y
2. El Manual Específico de la Organización (Comprende las funciones y responsabilidades de un área específica).

El Manual de políticas contiene una descripción detallada de los lineamientos a seguir en la toma de decisiones para el logro de los objetivos.

Un Manual de procedimientos es  el documento administrativo integrado por un conjunto de procedimientos interrelacionados que pueden corresponder a un área o a la totalidad de una dependencia. Sirve de guía (de cómo hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientarlo en caso de que sea de nuevo ingreso. Su implementación aumenta la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos  prescritos al realizar su trabajo.

TIPOS DE MANUALES:

Entre los tipos de manuales más utilizados se encuentran:

1.- Manuales de Organización.

2.- Manuales de Políticas.

3.- Manuales de Normas y Procedimientos.

4.- Manuales para Especialistas.

5.- Manual del empleado.

6.- Manual de contenido múltiple.

7.- Manuales de finanzas.

8.- Manuales del sistema.

PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ELABORAR MANUALES ADMINISTRATIVOS:

Para elaborar manuales administrativos es necesario ejecutar ciertas etapas que nos permitirán obtener de manera óptima un manual administrativo sin importar el que fuere, entre esas etapas están, el estudio preliminar que es lo primero en realizar, ya que con esto podemos conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan en el área o áreas donde se va a actuar.

Posteriormente se realiza la recopilación de la información, el cual consiste obtener una descripción lo más detallada y exacta posible de cómo se desarrollan las operaciones que integran el procedimiento y para recopilar dicha información se hace uso de diversas técnicas, como la investigación documental que es  la revisión de los archivos de la institución, la observación directa que es ver de manera presencial cómo se ejecutan las actividades en la empresa, la encuesta que es un cuestionario aplicado a los empleados y por último la entrevista, la cual nos permite interactuar a través de una serie de preguntas con los altos directivos de la organización.

Una vez concluida esta etapa se procede a registrar la información, en donde registramos los hechos aplicando un criterio de discriminación.

La integración de la información consiste en el orden y sistematización de los datos a efecto de poder efectuar su análisis.

Y la última etapa que es propiamente el análisis de la información que es el estudio de cada uno de los elementos que integramos en la fase anterior, al finalizar esto, obtenemos el diagnóstico que refleja la realidad de la empresa, procedemos entonces a solicitar la publicación del contenido, para dar a conocer los objetivos y funciones de manera general de la organización, así como las bondades que resultan al elaborar manuales administrativos para una empresa.