Las tareas de la Administración son la base del funcionamiento de toda
compañía, contando con una gran cantidad de tareas que van desde la elaboración
y control del Banco de Datos, como también las distintas tareas de Control de
Operaciones, siendo en muchas ocasiones el motor de nuevas campañas y tareas
que permiten un crecimiento o la elaboración de un plan para brindar Nuevos
Ingresos.
Básicamente el Proceso Administrativo que forma parte de toda empresa
consta de las distintas tareas que tienen que realizarse para el Orden y
Crecimiento de una compañía, realizándose además una sectorización de los
trabajos en distintas Áreas Especializadas, y logrando que cada una de ellas no
funcione como entes autónomos, sino que se realicen Acciones Conjuntas para poder
alcanzar la realización de un Objetivo Administrativo, que es propuesto
justamente por la administración misma.
Quien es encargado de cada área es justamente el Administrador del
Sector de la firma, siendo no solo quien Coordina las acciones de dicha área,
sino que también actúa como un Mecanismo de Control, supervisando las distintas
actividades realizadas por los empleados, e impulsando las distintas Tareas
Colectivas que se realizan en conjunción con otros sectores pertenecientes a la
compañía.
OBJETIVOS PARA MEJORAR EL PROCESO:
- Eliminar el
trabajo innecesario.
- Combinar las
diversas operaciones o sus elementos.
- Combinar el
orden de las operaciones.
- Simplificar
las operaciones necesarias.
ANÁLISIS DE PROCESOS, CAMBIOS DE PARADIGMA:
Un análisis de proceso describe los distintos tipos de pasos que se
asocian a un proceso en particular.
Identifica los pasos que le agregan valor es decir, trabajo y los que
no lo hacen desperdicio. La clave de la re-ingeniería de procesos es eliminar o
reducir al mínimo el desperdicio del proceso, antes de poder eliminarlos o
reducirlo al mínimo, es preciso identificarlo.
Un análisis del proceso permite
esto: identificar el desperdicio, un análisis del proceso permite examinar el
flujo global de cualquier actividad de trabajo. Los procesos suponen una serie
de pasos, y un análisis del proceso permite captar los tipos y el orden
específico de éstos. Asimismo, un análisis del proceso permite captar datos
cuantitativos, incluyendo:
- Cuánto tiempo
toma el proceso.
-
Cuánto
desperdicio contiene.
-
Cuántas personas
involucra.
-
Cuánto
cuesta.
El propósito de un análisis de proceso no es sólo recolectar datos, se
trata de realizar algún tipo de mejora, recolectar datos y no hacer nada al
respecto supone una pérdida de tiempo y esfuerzo.
El propósito final de cualquier análisis del proceso es:
-
Elevar la calidad
del proceso.
-
Aumentar la
eficiencia.
-
Reducir los
costos relativos al proceso.
-
Hacer el trabajo
más sencillo y menos fatigoso.
-
Hacer el trabajo
más seguro.
TÉCNICAS PARA SIMPLIFICAR EL TRABAJO:
La Simplificación del trabajo a pesar de ser una labor eminentemente de
lógica y sentido común, también debe ser apoyada por técnicas administrativas
que puedan ayudar a la comprensión y faciliten su aplicación.
Para lograr una aplicación más efectiva se han desarrollado muchas
técnicas que facilitan la labor de análisis y estudios que se realizan para
lograr la simplificación del trabajo, se aplican secuencialmente y a criterio
del investigador, las cuales pueden ayudar a comprender o cuestionar cada uno
de los aspectos evaluados, siendo las más conocidas y aceptadas las siguientes:
La medición del trabajo:
Esta indica la cantidad, volumen y uniformidad del trabajo que se está
realizando, la
medición del trabajo administrativo ayuda a fijar un horario, un plan o
programa que devuelva o conserve en la empresa el equilibrio necesario para
lograr mayor eficiencia. Además ayuda a detectar los embotellamientos o cuellos
de botella y a constatar los requerimientos del personal.
Cuadro de distribución del trabajo.
El cuadro de distribución es la tabulación del trabajo efectuado por el
empleado dentro de un grupo u oficina determinada. La elaboración del mismo es
el primer paso en el programa de simplificación del trabajo, es el indicador de
los puntos débiles, así como de aquellos que deberán estudiarse con
detenimiento, aplicando las técnicas del programa.
Este cuadro de distribución demuestra el trabajo que se ejecuta en una
oficina, qué empleados desempeñan las diversas actividades, así como el tiempo
necesario para su ejecución. Permite hacer una redistribución más eficaz del
trabajo.
Estudios de tiempos y movimientos:
Como su nombre lo indica es medir el tiempo efectivo en el que se lleva
a cabo cada actividad, función y/o proceso y determinar bajo parámetros
estadísticos la eficiencia con la que se están realizando.
Se basa en los principios del balance de línea y de la economía de
movimientos, que se refieren a la distribución del trabajo, al uso de las manos
y el cuerpo humano y al diseño y empleo de las herramientas con la finalidad de
realizar el menor esfuerzo posible.
Diagrama de procedimientos o procesos:
Los diagramas de procedimientos ayudan a los analistas a comprender en
su totalidad los trámites actuales de una dependencia u oficina y también
sirven para la búsqueda de mejoras, además permiten discutir los trámites más
eficazmente con el personal operativo.
Flujogramas:
Sin duda alguna surgieron como consecuencia del diagrama de
procedimientos o procesos, su diferencia radica en que no se realiza el listado
de actividades que conforman el proceso, sino que se van describiendo
directamente dentro de las figuras que se han diseñado para ilustrarlo. Para su
elaboración existen alrededor de quince figuras, las cuales a su vez sirven de
base para el diseño de los mismos, sin embargo es común encontrar figuras
diferentes creadas por el investigador, dependiendo del grado de complejidad de
los procesos o la creatividad que desee introducir en ellos.
Las figuras se interrelacionan por medio de líneas, las cuales ayudan a
esquematizar y visualizar la relación de dependencia entre las actividades
componentes del proceso en general y los responsables de llevarlas a cabo.
Gráfica de la distribución física de la oficina y distribución en
planta:
La gráfica de distribución física de la oficina pretende la optimización del círculo de trabajo, distribuyendo los puestos adecuadamente para cada una de las actividades que se deben realizar, utilizando la mejor combinación posible, adecuando el mobiliario y equipo dentro del espacio disponible de la manera más racional, para lograr los objetivos de la oficina evitando pérdidas de tiempo.
Por su parte la distribución en planta es la organización del espacio
físico en el cual se encuentran los recursos que servirán para la fabricación
de un bien o servicio y que también consiste en determinar la ubicación de los
sitios de trabajo de la maquinaría, equipo y materiales en general, tomando en
cuenta el posible incremento en el nivel de la demanda y de la capacidad
instalada.
Diagrama de recorrido:
El diagrama de recorrido es una técnica básica para realizar la
distribución física de la oficina y/o distribución en planta, se fundamenta en
la búsqueda de la facilitación del flujo de trabajo a través de la reducción de
actividades de transporte innecesarias y el análisis de el traslado del
personal, materiales, productos y papelería en general dentro de las áreas
integrales de la organización.
Elaborar el diagrama de recorrido ayuda a visualizar el por qué existen
tiempos ociosos y cuellos de botella que no dejan fluir eficazmente los
procesos dentro de las oficinas, planta de producción o empresa en general.
Gráfica de gantt:
Es un método de planeación y programación, se le denomina también
gráfica de barras y tiene por objeto controlar la ejecución simultánea de
varias actividades que se realizan coordinadamente, consiste en una matriz de
doble entrada que lleva en las columnas el tiempo de duración y en los
renglones la identificación de las actividades.
Para cada actividad se marca una barra que comienza en la columna
correspondiente a su fecha de inicio y termina en la columna correspondiente a
la fecha prevista para su finalización, de manera que la longitud del trazo
representa su duración.
Establece el orden de la ejecución de las actividades y la relación de
dependencia que existe entre cada una de ellas, además permite la revisión y
control entre lo ejecutado y lo planeado.
Gráfica cpm:
El CPM es un método de trayectoria crítica, eficaz para la
planificación, programación y control de toda clase de proyectos. Su estructura
básica consiste en un diagrama o red de flechas que representan gráfica, lógica
y secuencialmente el desarrollo de las actividades o tareas que componen el
proyecto, con miras a economizar tiempos, utilizar eficientemente los recursos
disponibles, e indicar previamente los cuellos de botella.
Su finalidad es determinar el tiempo más temprano posible en el que
pueden concluirse todas las actividades que lleguen a un evento determinado, la
mayor cantidad de tiempo de duración de todas las actividades que convergen en
un evento, se calcula de izquierda a derecha y en forma progresiva sumando al
tiempo inicial el tiempo de la actividad posterior.
Gráfica pert:
El PERT es una técnica utilizada para el planeamiento, programación y
control de procesos productivos provistos de factores cuantitativos. Como el
CPM se basa en el estudio de la trayectoria crítica, en el gráfico de flechas
que representan el trabajo que debe realizarse para alcanzar un objetivo
distinguiéndose de otras técnicas por el grado y utilización de la estadística.
Está orientado hacia la evaluación del progreso de un proyecto, pone de
manifiesto sus principales problemas reales o potenciales, proporciona
información precisa del estado del mismo, predice la verosimilitud de alcanzar
los objetivos y determina el menor tiempo en el cual puede realizarse.
Estudia tiempos para la realización del análisis, los cuales están
divididos en tiempo normal que es el que se tardaría en realizar la tarea o
actividad cuando existen condiciones normales de trabajo; Tiempo optimista es
el que se utilizaría para realizar una actividad bajo el supuesto que se
presenten condiciones más favorables, sin dificultades o complicaciones; tiempo
pesimista es el que se necesitará para efectuar la actividad si se presentan
dificultades, complicaciones o retrasos imprevistos; y tiempo estimado o
esperado que es el que se obtiene de la probabilidad resultante de la
interrelación estadística de los tiempos normal, optimista y pesimista.
